La crise sanitaire a rappelé à tous l’importance de maîtriser sa communication à distance. Laissant de côté les discussions autour de la machine à café et les échanges quotidien, le manager ainsi que ses collaborateurs doivent trouver des solutions pour communiquer efficacement. Ces derniers doivent pallier au manque grâce à de nouveaux modes de communication ainsi que de nouveaux outils.

Cependant, le stress et l’angoisse provoqués par la crise sanitaire peuvent avoir un impact sur nos communications. Il est donc primordial d’adopter un comportement dit « assertif » !

Communiquer en tant de crise

En temps de crise, la communication est nécessaire et malgré les restrictions et les tensions qui existent, elle demeure le nerf de la guerre. Il est primordial d’impliquer les collaborateurs ainsi que les managers. Tous doivent être informés de la démarche et de l’organisation afin qu’ils se sentent impliqué dans la stratégie de l’entreprise.

Une communication efficace est également essentielle pour maintenir la motivation et la cohésion de vos collaborateurs. Sur site comme en télétravail, vos équipes ont besoin d’une communication sur-mesure, claire et adaptée au contexte. Les managers doivent donc trouver les bons outils et les bonnes méthodes adaptés à leurs équipes.

Les astuces pour communiquer efficacement à distance

Utiliser le même moyen de communication : Zoom, WhatsApp, Teams… Quel que soit la plateforme de communication, tous vos collaborateurs doivent être la même longueur d’ondes. D’autant plus si vous n’avez pas l’habitude de travailler à distance.

Maîtriser parfaitement l’outil : Pour cela, vous pouvez organiser des sessions de prise en main pour présenter l’ensemble des fonctionnalités. Vous pouvez également mettre en place des tutoriels. Il est important de s’assurer que tous les membres de votre équipe s’approprient et maîtrise l’outil choisi.

Mettez en place des habitudes : L’objectif est de rassurer vos collaborateurs. Mettez en place des visioconférences au moins une fois par semaine durant lesquelles vos collaborateurs pourront s’exprimer, donner des feedbacks. Ces rituels permettront à chacun de se sentir impliqué, écouté et renforcerons la cohésion d’équipe.

Échangez de manière informelle : Prenez quelques instants, en début de réunion pour échanger avec vos collaborateurs. En effet, la crise sanitaire empêche les discussions informelles à la machine à café ce qui peut avoir un impact sur la cohésion au sein de vos équipes.

Adopter un comportement assertif : Soyez transparent et cohérent dans vos messages, soyez à l’écoute de vos collaborateurs et apprenez à analysez vos émotions et celles des autres. N’oubliez pas, une posture assertive est un point primordial pour réussir et entretenir de bons rapports avec ses collaborateurs.

En résumer, il existe une multitude de solution pour communiquer efficacement à distance. Le plus important est de choisir les bons outils et d’adopter la bonne posture afin d’entretenir des relations saines et de maintenir une certaine cohésion d’équipe.

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La complexité du monde des entreprises ainsi que la crise actuelle nous penchent sur le défi de l’intelligence organisationnelle. Problèmes du quotidien, surcharge de travail, épuisement des collaborateurs ou encore baisse de la rentabilité sont des symptômes classiques d’une intelligence organisationnelle déficiente.

Par où commencer…

Les objectifs ! Avant d’établir tout diagnostic, il est important de se fixer des objectifs. En effet, le diagnostic se dresse au regard des objectifs à atteindre. Il s’agit de savoir ce que l’on attend de l’organisation une fois qu’elle sera devenue intelligente : une diminution de la charge de travail ? Une augmentation de la motivation des salariés ? Une plus grande autonomie ? Une meilleure performance ?

Le quotidien d’un dirigeant peut l’éloigner de cette préoccupation, souvent par manque de temps ou de recul. Il a donc besoin d’avoir une vision claire des objectifs à atteindre et des moyens dont il dispose pour les atteindre.

Afin de trouver les bons leviers d’amélioration, il faut identifier les écarts entre la situation actuelle et les objectifs recherchés. L’analyse de la cause de ses écarts est d’autant plus intéressante. Elle permet, d’une part, d’obtenir une analyse plus précise et d’autre part, de trouver les bonnes actions qui serviront de levier d’amélioration.

Mettre en place une organisation intelligente

Hiérarchisez

Il est important d’avoir toutes ses tâches de la journée en tête. Pour vous aider, faites une to-do list ! Chaque jour, élaborez votre liste de tâches et classez-les par ordres de priorités. En premier, viendront les tâches les plus importantes, celles qui ont le plus d’impact dans la réalisation de vos objectifs. Ensuite, il s’agit des tâches secondaires, celles à réalisés une fois les premières terminées.

Planifiez

Une fois votre to-do list réalisé, donnez un temps de réalisation à chacune des tâches. L’intérêt de ce planning est de s’imposer un rythme de travail. Il est important de faire des pauses entre vos différentes tâches. Cela permet à notre cerveau de différencier les moments durant lesquels il doit se concentrer des autres moments.

Mettez en place de réel moments de concentration

Certains sont plus productifs le matin, d’autres le soir. Identifiez vos moments de forte productivité et utilisez les pour avancez sur vos tâches. Durant ces moments, concentrez-vous sur un seul projet et ne décrochez pas. En effet, le fait de quitter une tâche et d’y revenir perturbe la concentration.

Identifiez vos pertes de temps

Plusieurs actions ne sont pas nécessaires pour atteindre vos objectifs. Posez-vous les bonnes questions : « Cette tâche aura-t-elle une importance dans trois jours ? dans trois mois ? dans trois ans ? ». Ces questions vous aideront à déterminer le degré d’importance de la tâche à réaliser et du temps à lui consacrer.

Apprenez à dire non

Il est difficile de mener à bien chaque tâche, lorsque l’on s’engage trop. Apprendre à dire non est une qualité qui vous allégera la vie, avec diplomatie bien sûr. Lorsque l’on vous demande de réaliser une tâche, évaluez si vous avec le temps et les capacités pour la mener à bien. Une réponse négative vaut mieux qu’une tâche bâclée.

Déléguez vos tâches

Lorsque vous êtes débordé, impliquez votre entourage dans la résolution votre travail. Cela permettra également de montrer que vous avez confiance en vos collaborateurs et renforcera l’esprit d’équipe.

Rangez

Qu’il s’agisse de votre bureau, votre boîte mail, votre ordinateur, de bonnes habitudes de rangement ont un effet positif sur votre esprit et vous permettent de garder les idées claires.

Prenez du temps pour vous

Même lorsque vous êtes débordé, une pause est nécessaire pour prendre du recul et garder les idées claires. Prenez le temps de vous détendre avec du sport, une série, de la cuisine… Il est important d’apprendre à se déconnecter quelques minutes ou quelques heures, pour mieux se reconnecter par la suite.

Une meilleure organisation du travail contribue donc au bien-être des salariés et, dans le même temps, accroît la performance de leur entreprise. La mise en place d’une intelligence organisationnelle devient alors une démarche gagnant/gagnant.

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Cohésion d’équipe, motivation, gestion du stress… Entretenir la qualité de vie au travail des collaborateurs est un challenge de taille pour les entreprises. En ce temps de crise et avec l’émergence du télétravail, le challenge est encore plus important. Les échanges virtuels et autres interactions en visio-conférence ont remplacé les conversations autour de la machine à café. Un contexte qui impacte directement la cohésion de groupe, la motivation et perturbe le travail quotidien.

Face à cela, les managers doivent faire preuve d’imagination pour garder leurs équipes soudées et motivées. Aujourd’hui, plus de 66% des 25-34 ans se disent prêts à quitter leur entreprise dans les deux ans à cause d’un mauvais management.

Comment gérer la perte de motivation de ses collaborateurs, la cohésion d’équipe, le stress ? Sur quels leviers s’appuyer ? Et comment garantir la sérénité des équipes à distance ?

L’enjeu est ainsi de trouver des nouvelles formes de pilotage et de management qui répondent aux objectifs suivants :

• Fédérer les équipes dans des situations différentes
• Gérer les équipes : maintien de l’esprit d’équipe et de l’engagement des collaborateurs
• Maintenir la motivation et le moral de chacun
• Garder le lien entre tous
• Rassurer les collaborateurs sur la situation de l’entreprise
• Occuper les équipes
• Continuer le recrutement
• Concilier vie professionnelle et vie personnelle
• Gérer les risques psychosociaux garder le lien

     Du côté des managers…

Voici donc quelques astuces pour vous permettre de répondre à ces objectifs et de manager vos équipes à distance : garder le lien

Identifiez l’état des collaborateurs

Un simple « ça va » ne suffit pas. Dans cet objectif, il est important de partager votre propre état d’esprit à vos collaborateurs pour les mettre en confiance. Pour cela, vous pouvez instaurer une sorte de « météo matinale » où chacun prend la parole sur son état émotionnel, ses attentes et ses objectifs de la journée.

Donnez un but ou un cap à ses équipes

Autrement dit, fixez des objectifs. Le rôle du manager consiste à rassurer ses équipes avec une vision claire, en identifiant les priorités, le rôle de chacun. Il s’agit de maintenir l’équipe en relation.

Responsabilisez les équipes

Motivez chacun de manière personnelle et continue. Donnez leurs des objectifs commun où chacun à un rôle défini. Il est également important de valoriser la performance collective. En effet, l’esprit d’équipe est bénéfique pour tout type de projet.

Soyez à leur écoute et donnez-leur la parole

Une bonne communication ne passe pas toujours par un simple dialogue entre collaborateurs. Pour parvenir à une bonne communication, réaliser des sondages afin d’avoir leurs ressentis sur la situation et témoigner votre attention est nécessaire.

Misez sur la force de l’individu et la puissance du collectif

L’équipe est forcément perturbée par la crise ce qui mène à une perturbation du système de manière relationnelle et opérationnelle. De plus, des réactions physiologiques peuvent se mettre en place comme la fuite (j’évite le contact et les collaborations), la paralysie (je n’arrive pas à avancer), l’attaque (j’agresse l’autre).

Organisez des réunions autour du télétravail pour proposer des points d’amélioration

C’est l’occasion de donner la parole à chacun, d’écouter les ressentis et de mettre en place, ensemble, des nouvelles règles. Profitez-en également pour mobiliser vos collaborateurs et recueillir les meilleurs pratiques.

Planifiez des rituels où les collaborateurs se rencontrent

Consacrer des moments hebdomadaires virtuels ou en présentiel afin de maintenir les équipes grâces à des plateformes : Zoom, Teams, Facetime, WhatsApp… C’est au manager de trouver l’outil le mieux adapter qui répondra à ses besoins de communication.

     Du côté des collaborateurs…     

Du côté des collaborateurs, voici quelques astuces pour garder le lien en télétravail : garder le lien

Des challenges entre collègues

Pour que le télétravail ne devienne pas synonyme de morosité, organisez des challenges via des groupes de messagerie instantanée. La réponse recevant le plus de vote est gagnante ! Pour vous inspirer : la meilleure recette de la semaine, le plus beau mug de la pauses café, la situation la plus difficile à gérer en télétravail…

Des pauses à distance

Ne pas réserver la visio-conférence que pour des réunions de travail. Gardez des moments d’échanges durant lesquels on parle de tout, sauf de travail ! Planifiez des pauses café, organisez un e-déjeuner…

Des bonnes nouvelles

Partagez autant de bonnes nouvelles que possible avec vos collègues pour aiguayer leurs journées. Vous créerez ainsi de l’interaction et du lien entre vous.

Des abdos-fessiers connectés

Pour lutter contre la sédentarité qui est de plus en plus croissante avec le télétravail, organisez des séances de sport virtuelles et collectives !

Des e-apéros à gogo

Sur le même principe que les pauses café ou les e-déjeuners, retrouvez vos collègues le soir autour d’un verre à distance. Par exemple, l’after-work du jeudi soir ou encore le pot du vendredi !

Des « bonjour » et « au revoir » connectés

Comme au bureau, il est important de se saluer matin et soir via des groupes de discussion instantanée. Ce rituel offre une déconnexion dans le travail, il permet d’éviter la surcharge et le déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Ces essentiels du management à distance ont pour but de développer un climat de travail apaisant et la confiance au sein d’une équipe. Cependant, l’imagination est sans limites ! Vous êtes libres d’inventer vos propres rituels. Chaque entreprise, chaque équipe est différente. Le tout est de trouver l’organisation qui convient le mieux à chacun et à l’ADN de l’équipe !

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