L’art de faire passer un message à distance

 

art de faire passer un message

La crise sanitaire a rappelé à tous l’importance de maîtriser sa communication à distance. Laissant de côté les discussions autour de la machine à café et les échanges quotidien, le manager ainsi que ses collaborateurs doivent trouver des solutions pour communiquer efficacement. Ces derniers doivent pallier au manque grâce à de nouveaux modes de communication ainsi que de nouveaux outils.

Cependant, le stress et l’angoisse provoqués par la crise sanitaire peuvent avoir un impact sur nos communications. Il est donc primordial d’adopter un comportement dit « assertif » !

Qu’est-ce-que l’assertivité ?

 

L’assertivité est l’art de pouvoir dire n’importe quoi à n’importe qui tout en se respectant et en respectant l’autre. Elle permet d’anticiper, de faire face et d’éviter de provoquer des situations de tension au travail en limitant l’agressivité, la manipulation ou la passivité.

Les techniques pour rester assertif sont nombreuses. Parmi elles, on retrouve :

  • Être transparent et clair sur les messages : pour obtenir la confiance et des relations saines, il est important d’être clair et transparent.
  • Être à l’écoute de son interlocuteur : vous pouvez instaurer un dialogue entre vos idées et celles de votre interlocuteur. Le but est de montrer à votre interlocuteur votre envie de comprendre ses idées et de partager son point de vue.
  • Savoir rassurer son interlocuteur : montrer à votre interlocuteur votre souhait de trouver une décision commune.
  • Savoir se remettre en question et changer d’avis : Être assertif ne veut pas dire être parfait. Il faut savoir reconnaitre ses tord et accepter les idées des autres pour construire de nouvelles solutions.
  • Être attentif à ses propres émotions et à celles des autres : La connaissance de soi et de ses émotions est primordiale pour être assertif. Cependant il ne faut pas oublier de se pencher sur les ressentis de l’autre, d’autant plus si vous sentez votre interlocuteur mal à l’aise.
  • Remplacer le « tu » par le « je » : il faut privilégier le « je ». En effet, le « tu » donne souvent tort. Il faut plutôt dire : « Voici ce que je pense, et toi que penses-tu ? ».

Communiquer en tant de crise

En temps de crise, la communication est nécessaire et malgré les restrictions et les tensions qui existent, elle demeure le nerf de la guerre. Il est primordial d’impliquer les collaborateurs ainsi que les managers. Tous doivent être informés de la démarche et de l’organisation afin qu’ils se sentent impliqué dans la stratégie de l’entreprise.

Une communication efficace est également essentielle pour maintenir la motivation et la cohésion de vos collaborateurs. Sur site comme en télétravail, vos équipes ont besoin d’une communication sur-mesure, claire et adaptée au contexte. Les managers doivent donc trouver les bons outils et les bonnes méthodes adaptés à leurs équipes.

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Les nouvelles méthodes de communication

  • Les outils de communication

Les outils de messagerie instantanée : Slack, Google Talk, WhatsApp… Ils sont indispensables pour la communication à distance mais aussi pour maintenir un lien avec vos équipes.

Les outils de visioconférence : Teams, Zoom… Eux aussi, sont indispensables pour assurer vos réunions d’équipe ou tout autre événement d’entreprise comme par exemple un webinar.

Les réseaux sociaux d’entreprise : Google +, Facebook, LinkedIn… Ces outils vous permettent de créer des pages « Équipe » afin de partager des moments, des informations extraprofessionnelles, des photos, des anecdotes…

La newsletter interne : La newsletter permet d’informer vos collaborateurs. Il est important de les envoyer de façon régulière afin de maintenir un niveau d’information identiques à tous.

  • Les outils collaboratifs

Ils représentent les logiciels permettent de travailler ensemble distance. Ils facilitent le partage de données, d’informations et sont accessible depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone…

Un agenda partagé : L’agenda partagé permet de consulter les plannings de vos collaborateurs afin de vérifier les possibilités de chacun dans le cadre des réunions. Bien entendu, vos collaborateurs ne sont pas contraints d’afficher les motifs de leurs rendez-vous et peuvent garder une certaine intimité.

Un cloud : Le cloud permet de regrouper tous les fichiers volumineux afin de ne pas submerger les boîtes mail. Ils sont accessibles de partout et par tous les collaborateurs. Ils permettent également d’accéder aux dernières versions des fichiers puisqu’ils sont soumis à des synchronisation.

Gardez en tête qu’il est primordial de bien choisir ses outils de communication. Ils favorisent un lien humain qui motive vos collaborateurs et facilitent l’ensemble de vos communications à tous les niveaux hiérarchiques.

Les astuces pour communiquer efficacement à distance

Utiliser le même moyen de communication : Zoom, WhatsApp, Teams… Quel que soit la plateforme de communication, tous vos collaborateurs doivent être la même longueur d’ondes. D’autant plus si vous n’avez pas l’habitude de travailler à distance.

Maîtriser parfaitement l’outil : Pour cela, vous pouvez organiser des sessions de prise en main pour présenter l’ensemble des fonctionnalités. Vous pouvez également mettre en place des tutoriels. Il est important de s’assurer que tous les membres de votre équipe s’approprient et maîtrise l’outil choisi.

Mettez en place des habitudes : L’objectif est de rassurer vos collaborateurs. Mettez en place des visioconférences au moins une fois par semaine durant lesquelles vos collaborateurs pourront s’exprimer, donner des feedbacks. Ces rituels permettront à chacun de se sentir impliqué, écouté et renforcerons la cohésion d’équipe.

Échangez de manière informelle : Prenez quelques instants, en début de réunion pour échanger avec vos collaborateurs. En effet, la crise sanitaire empêche les discussions informelles à la machine à café ce qui peut avoir un impact sur la cohésion au sein de vos équipes.

Adopter un comportement assertif : Soyez transparent et cohérent dans vos messages, soyez à l’écoute de vos collaborateurs et apprenez à analysez vos émotions et celles des autres. N’oubliez pas, une posture assertive est un point primordial pour réussir et entretenir de bons rapports avec ses collaborateurs.

En résumer, il existe une multitude de solution pour communiquer efficacement à distance. Le plus important est de choisir les bons outils et d’adopter la bonne posture afin d’entretenir des relations saines et de maintenir une certaine cohésion d’équipe.

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