La complexité du monde des entreprises ainsi que la crise actuelle nous penchent sur le défi de l’intelligence organisationnelle. Problèmes du quotidien, surcharge de travail, épuisement des collaborateurs ou encore baisse de la rentabilité sont des symptômes classiques d’une intelligence organisationnelle déficiente.
L’intelligence organisationnelle, qu’est-ce-que c’est ?
Il s’agit du nouveau défi des entreprises. On entend par là, la capacité des individus à tirer le meilleur parti du potentiel de leur entreprise. Elle se définit par l’alignement des entités organisationnelles, des processus, des outils de production et des compétences.
C’est un puissant levier car elle est au cœur de la performance d’une entreprise. Améliorer l’intelligence organisationnelle d’une entreprise impose au dirigeant de clarifier sa vision, définir des priorités et conduire les changements attendus.
Par où commencer…
Les objectifs ! Avant d’établir tout diagnostic, il est important de se fixer des objectifs. En effet, le diagnostic se dresse au regard des objectifs à atteindre. Il s’agit de savoir ce que l’on attend de l’organisation une fois qu’elle sera devenue intelligente : une diminution de la charge de travail ? Une augmentation de la motivation des salariés ? Une plus grande autonomie ? Une meilleure performance ?
Le quotidien d’un dirigeant peut l’éloigner de cette préoccupation, souvent par manque de temps ou de recul. Il a donc besoin d’avoir une vision claire des objectifs à atteindre et des moyens dont il dispose pour les atteindre.
Afin de trouver les bons leviers d’amélioration, il faut identifier les écarts entre la situation actuelle et les objectifs recherchés. L’analyse de la cause de ses écarts est d’autant plus intéressante. Elle permet, d’une part, d’obtenir une analyse plus précise et d’autre part, de trouver les bonnes actions qui serviront de levier d’amélioration.
Les effets d’une intelligence organisationnelle déficiente
« Près d’un salarié sur deux serait en surcharge de travail ».
Le ressenti des salariés face à la surcharge de travail nécessite une écoute renouvelée. Il s’agit de creuser, pour chaque métier, chaque tâche, ce qui fait défaut en termes de soutien auprès des salariés. L’intensification du travail est une réalité et se définit par la capacité à s’organiser face aux sollicitations permanentes. L’organisation au travail est donc partie intégrante du bien-être au travail des salariés. Il s’agit d’un vecteur qui favorise la coopération et implique de nouvelles pratiques managériales et organisation collaboratives. Cela permet également de prévenir les risques psychosociaux.
Mettre en place une organisation intelligente
Hiérarchisez
Il est important d’avoir toutes ses tâches de la journée en tête. Pour vous aider, faites une to-do list ! Chaque jour, élaborez votre liste de tâches et classez-les par ordres de priorités. En premier, viendront les tâches les plus importantes, celles qui ont le plus d’impact dans la réalisation de vos objectifs. Ensuite, il s’agit des tâches secondaires, celles à réalisés une fois les premières terminées.
Planifiez
Une fois votre to-do list réalisé, donnez un temps de réalisation à chacune des tâches. L’intérêt de ce planning est de s’imposer un rythme de travail. Il est important de faire des pauses entre vos différentes tâches. Cela permet à notre cerveau de différencier les moments durant lesquels il doit se concentrer des autres moments.
Mettez en place de réel moments de concentration
Certains sont plus productifs le matin, d’autres le soir. Identifiez vos moments de forte productivité et utilisez les pour avancez sur vos tâches. Durant ces moments, concentrez-vous sur un seul projet et ne décrochez pas. En effet, le fait de quitter une tâche et d’y revenir perturbe la concentration.
Identifiez vos pertes de temps
Plusieurs actions ne sont pas nécessaires pour atteindre vos objectifs. Posez-vous les bonnes questions : « Cette tâche aura-t-elle une importance dans trois jours ? dans trois mois ? dans trois ans ? ». Ces questions vous aideront à déterminer le degré d’importance de la tâche à réaliser et du temps à lui consacrer.
Apprenez à dire non
Il est difficile de mener à bien chaque tâche, lorsque l’on s’engage trop. Apprendre à dire non est une qualité qui vous allégera la vie, avec diplomatie bien sûr. Lorsque l’on vous demande de réaliser une tâche, évaluez si vous avec le temps et les capacités pour la mener à bien. Une réponse négative vaut mieux qu’une tâche bâclée.
Déléguez vos tâches
Lorsque vous êtes débordé, impliquez votre entourage dans la résolution votre travail. Cela permettra également de montrer que vous avez confiance en vos collaborateurs et renforcera l’esprit d’équipe.
Rangez
Qu’il s’agisse de votre bureau, votre boîte mail, votre ordinateur, de bonnes habitudes de rangement ont un effet positif sur votre esprit et vous permettent de garder les idées claires.
Prenez du temps pour vous
Même lorsque vous êtes débordé, une pause est nécessaire pour prendre du recul et garder les idées claires. Prenez le temps de vous détendre avec du sport, une série, de la cuisine… Il est important d’apprendre à se déconnecter quelques minutes ou quelques heures, pour mieux se reconnecter par la suite.
Une meilleure organisation du travail contribue donc au bien-être des salariés et, dans le même temps, accroît la performance de leur entreprise. La mise en place d’une intelligence organisationnelle devient alors une démarche gagnant/gagnant.
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