L’organisation : un levier d’efficacité !

L’organisation : un levier d’efficacité !

Gagner en efficacité : soyez organisé !

 

L’organisation du travail est un ensemble d’actions mises en place, dont l’objectif est d’améliorer l’efficacité et la performance. Il est important de trouver son mode de fonctionnement pour acquérir l’efficacité optimale. Chaque secteur, taille et culture d’entreprise influence sur la forme d’organisation individuelle de chaque salarié mais également sur la structure globale.

La direction, les managers, les responsables des ressources humaines ont un rôle très important dans la coordination des tâches. En effet, les stratégies adoptées ont des répercussions sur la qualité du travail.

Pour gagner en efficacité, il est conseillé d’organiser le travail de l’entreprise en 2 axes : les tâches et les équipes.

La gestion des ressources humaines au cœur de l’organisation de travail

Aujourd’hui, les nouveaux modèles d’organisation du travail reposent davantage sur l’humain. Le but étant d’améliorer les conditions de travail, il faut se baser sur ces 3 principes : 

  • flexibilité : flexibilité des horaires, prise en compte du feedback des collaborateurs dans l’avancement d’un projet
  • polyvalence : enrichissement et diversification des tâches pour les collaborateurs
  • autonomie : évolution vers une hiérarchie horizontale. Les collaborateurs sont responsabilisés, formés et prennent davantage d’initiatives. 

Le management participatif est un nouveau fonctionnement qui repose sur l’implication de ses collaborateurs dans la prise de décision. C’est essentiel pour les faire adhérer aux valeurs de l’entreprise et à sa culture. De plus, favoriser le travail d’équipe et les relations humaines permet de renforcer la cohésion d’équipe et d’améliorer l’ambiance de travail. L’amélioration de la QVCT est une démarche de productivité mais également de bien-être des collaborateurs.

Il est important dans une organisation de prendre conscience des demandes des salariés : télétravail, espaces de coworking, formation…

 

Maîtriser la gestion des tâches et du temps de travail

Une bonne organisation est le reflet d’une bonne répartition des tâches au travail, c’est-à-dire : découper, repartir et coordonner les tâches pour avancer ensemble avec la gestion du temps et des objectifs.

Pour une répartition efficace, il faut connaître ses collaborateurs et ainsi prendre en compte les facteurs de motivation de chacun. Par exemple, certains seront plus animés par des projets ayant de forts retours sur investissement, d’autres sur des nouveaux projets entrainants des formations supplémentaires. Pour connaitre le ressenti des collaborateurs, il est primordial d’avoir une excellente communication entre les équipes/ membres. 

Travailler dans un environnement agréable

Pour s’organiser et être concentré, l’environnement de travail est important. Certaines personnes ont la capacité de travailler qu’importe l’endroit, et quelque soit l’amplitude du bruit autour, mais la grande majorité a besoin d’un espace adapté pour être productif et réussir à s’organiser. Pour rester motivé et organisé, il faut également se sentir bien à son poste, un ordinateur performant, une hauteur de chaise et un bureau adapté, un environnement calme, un double écran si nécessaire…

Lister et planifier ses tâches dans son emploi du temps

Mieux s’organiser ne signifie pas tout programmer à la minute près. Il s’agit simplement de connaitre le déroulé de votre journée pour travailler efficacement. Listez vos tâches et triez les ensuite avec un degrés d’importance. Vous saurez ainsi celles qui sont urgentes et à réaliser en priorité. Il vous restera à les planifier dans votre agenda. Mais attention à ne pas surcharger votre agenda ! Laissez vous des marges d’erreur pour ne pas vous démotiver.

Vous aurez toujours des tâches urgentes qui se rajouteront à votre planning. C’est pour cela qu’il est important de planifier des espaces de temps vides pour ne pas vous retrouver avec un agenda surchargé.

Nos 4 conseils pour améliorer sa productivité chaque jour :

  • Faites le point sur vos mails chaque matin ( et seulement le matin, sauf si une tâche urgente est en cours)
  • Ne vous laissez pas distraire par des notifications sur votre smartphone, vos mails, un collègue bavard
  • Classer vos documents à la bonne place pour être sur des les retrouver
  • Savoir prendre 10 minutes pour soi après avoir fini une tache
  • Faites en sorte que les réunions soient planifiées à l’avance

Les bienfaits d’une bonne organisation :

  • une meilleure productivité
  • une hausse de la rentabilité
  • une baisse du taux d’absentéisme
  • un engagement des collaborateurs renforcé
  • la communication bienveillante
  • la pertinence des missions et leur répartitions équitables
  • un environnement de travail sain
  • l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle 
  • avoir un suivi sur le travail de vos collaborateurs

Pour résumer,

👉 En résumé, la clé du succès d’une organisation efficace est de placer l’humain au cœur du processus, tout en respectant les compétences de chacun et de booster sa motivation grâce aux leviers d’engagement. De plus, l’organisation est un travail d’équipe qui passe par une bonne communication. Pour une organisation du travail productive nous pouvons retenir les 2 facteurs suivants :

  • la gestion des équipes pour motiver l’ensemble des collaborateurs
  • la gestion des missions ainsi que la gestion du temps pour chaque tâche et son degré d’urgence.

Une organisation du travail adaptée participe grandement à la pérennité de l’entreprise.

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L’intelligence émotionnelle

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Booster votre intelligence émotionnelle

 

L’intelligence émotionnelle est un atout majeur pour tout leader. Elle permet une gestion d’équipe plus efficace et peut s’avérer très utile pour la gestion des conflits.

L’intelligence émotionnelle, c’est quoi ?

Pour comprendre ce qu’est l’intelligence émotionnelle, il faut redéfinir ce que sont les émotions. Ce sont avant tout des informations. Elles nous renseignent sur notre relation avec nous même, les autres et notre environnement. L’intelligence émotionnelle permet alors d’identifier ces émotions, et d’en extraire un message pour s’adapter au mieux à la situation.

L’intelligence émotionnelle est un réel levier de performance et de bien-être pour l’entreprise et ses salariés.

Pourquoi développer son intelligence émotionnelle ?

Les bénéfices sont nombreux :

 

  1. Réduire votre niveau d’anxiété
  2. Pouvoir gérer les conflits avec efficacité
  3. Améliorer vos relations
  4. Augmenter vos compétences en leadership
  5. Booster la maîtrise de soi
  6. Développer la confiance en soi

Les bénéfices pour un manager :

Le manager intelligent émotionnellement sait activer les émotions pour en faire bon usage. Par exemple, il sait utiliser les émotions pour favoriser la créativité, la performance, la prise de décision ou encore la négociation au sein de son équipe. Dans les équipes avec un manager émotionnellement intelligent, on constate un équilibre émotions déplaisantes / plaisantes. Il favorise l’expression des émotions déplaisantes dans les équipes pour procéder à des ajustements, et ainsi améliorer les relations. Les équipes vivent beaucoup plus d’émotions plaisantes même en situation d’inconfort que les équipes avec un manager moins intelligent émotionnellement.

Pour plus de productivité :

Aujourd’hui l’intelligence émotionnelle contribue à la productivité d’une entreprise. Il faut noter que lorsque les employés font face à de nombreuses énergies négatives, ils ne s’investiront pas totalement dans leurs missions. Ce manque d’engagement est un cercle vicieux entrainant une démotivation générale et un manque de créativité.  Un manager ayant une sensibilité envers ses collaborateurs pourra reconnaitre rapidement l’état émotionnel de son équipe et arranger la situation. La qualité de vie au travail repose également sur l’épanouissement des salariés et de leur confiance envers le manager. Découvrez notre post Linkedin sur les leviers de l’engagement du salarié.

Pour mieux gérer les conflits :

L’intelligence émotionnelle est efficace pour la gestion des conflits. Un manager avec un QE (quotien émotionnel) élevé sera plus serein et sa confiance en soi l’aidera à faire face et prendre les meilleures décisions dès lors qu’un conflit éclate. Cet atout majeur lui permet aussi d’avoir des relations plus sincères et renforce la cohésion d’équipe entre collaborateurs.

Quelles bonnes pratiques pour développer au quotidien son intelligence émotionnelle ?

Les émotions impactent notre prise de décision et notre réflexion. Elles jouent un rôle important dans nos comportements.

Mais pour contrôler ses émotions, il faut d’abord les comprendre. Le développement de l’intelligence émotionnelle passe donc par la gestion de ses émotions et de ses pulsions. Voici plusieurs conseils qui, à force d’être pratiqués, vont améliorer votre QE :

  • Essayer de ne pas réprimer ses émotions, en prenant conscience de celles-ci et en posant des mots dessus,« qu’est-ce que je ressens concrètement, de la colère, de la tristesse, de la culpabilité, de la frustration, de l’anxiété ?… »
  • Célébrer chaque victoire, savourer des accomplissements permet de renforcer le sentiment d’appartenance, la gratitude exprimée renforce les liens dans l’équipe concernée. Cela permet également à notre corps de recharger les batteries avant de rebondir.
  • Ne pas émettre de jugement rapide, sans fondement. Pour cela, il faut prendre en compte le contexte, tous les arguments (et pas seulement ceux qui vont dans notre sens). Remettre les choses dans son contexte, par exemple, en ne prenant pas la critique de manière isolée, mais dans une globalité.
  • Prendre du recul sur ses erreurs, sans les oublier pour autant, et en assumant ses responsabilités. La rancune entrave la prise de distance.
  • Travailler sur son intuition et être à l’écoute des autres. Faire régulièrement un check-up de son état émotionnel, de celui de ses collaborateurs et de son entourage. Interroger une personne sur son état émotionnel permet de faire preuve d’empathie « comment vas-tu ? », « comment te sens-tu dans ton poste et dans ton équipe ? ». Pour le manager, cette information donnera une vision globale de l’état émotionnel de son équipe et d’identifier les conflits, d’ajuster les manières de travailler, de se reconnaître.

Pour résumer,

L’intelligence émotionnelle en entreprise devrait être un axe stratégique. Travailler l’intelligence émotionnelle consiste à transformer les émotions en ressources. Elle permet de rassembler les collaborateurs / équipes autour de valeurs communes et de renforcer la cohésion d’équipe.

L’intelligence émotionnelle devient un atout pour s’adapter, rester motivé et rebondir.

Nous parlons de plus en plus de managers – coachs, empathiques et bienveillants : découvrez notre infographie. L’intelligence émotionnelle permet d’instaurer un climat favorable au bien-être et source de performance pour l’entreprise.

👉 Chez ATID nous proposons des ateliers qui vous aideront à booster votre intelligence émotionnelle

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Maitrisez vos émotions négatives

Maitrisez vos émotions négatives

Le stress : un facteur pesant sur votre santé physique et mentale

 

art de faire passer un message

Le stress au travail est-il inévitable ?

Sur le lieu de travail, les collaborateurs peuvent être soumis à des moments de stress. Le stress peut être une pression saine, bénéfique pour repousser vos limites et ainsi atteindre de nouveaux challenges. Mais prenez garde, un stress trop présent nuit à votre bien être, vos performances et votre santé !

Les conséquences liées au stress sont problématiques pour l’entreprise, alors finalement lutter contre le stress au travail c’est veiller à la santé de vos collaborateurs.

Quels sont les risques ? Quelles sont les solutions ?

Tout d’abord : c’est quoi le stress au travail ?

Ces deux définitions nous permettent de mieux comprendre l’origine.

“ON PARLE DE STRESS AU TRAVAIL QUAND UNE PERSONNE RESSENT UN DÉSÉQUILIBRE ENTRE CE QU’ON LUI DEMANDE DE FAIRE DANS LE CADRE PROFESSIONNEL ET LES RESSOURCES DONT ELLE DISPOSE POUR Y RÉPONDRE.”- SELON L’INRS

“LE STRESS LIÉ AU TRAVAIL EST L’ENSEMBLE DES RÉACTIONS QUE LES EMPLOYÉS PEUVENT AVOIR LORSQU’ILS SONT CONFRONTÉS À DES EXIGENCES ET À DES PRESSIONS PROFESSIONNELLES NE CORRESPONDANT PAS À LEURS CONNAISSANCES ET À LEURS CAPACITÉS ET QUI REMETTENT EN CAUSE LEUR APTITUDE À FAIRE FACE.”- SELON L’OMS

Ressentir du stress est naturel. Ce phénome s’avère complexe, car tout le monde le ressent à un moment ou à un autre avec un impact différent sur chacun.  Il est donc important de savoir le contrôler.

    Stress et santé

    Il l’a été prouvé : stress et santé sont liés !

    Selon l’étude Workorce View 2020, 55% des salariés français ressentent du stress chaque semaine au travail. Un constat à l’origine de nombreux arrêts maladie pour cause de souffrance psychologique, dépression et notamment burn-out.

    Quelles en sont les causes ?

    • Une mauvaise organisation dans le fonctionnement de l’entreprise 
    • Des taches en inadéquation avec les compétences de l’employé 
    • Des pressions excessives
    • Une surcharge de travail
    • De mauvaises conditions de travail 
    • Un manque de reconnaissance 
    • Un harcèlement moral
    art de faire passer un message
    art de faire passer un message

    Des symptômes visibles sur les personnes stressées

    • Troubles psychiques : irritabilité, dépression, démotivation, anxiété, nervosité, difficultés de concentration ou à prendre des décisions, troubles du sommeil
    • Maladies cardio-vasculaires : hypertension, trouble du rythme cardiaque,
    • Problèmes digestifs : douleurs abdominales, ulcère, brûlures d’estomac
    • Problèmes de peau : psoriasis, eczéma
    • TMS

     

    Le stress agira de manière différente sur chaque individu, avec des symptômes différents mais ayant tous une grave incidence sur votre santé.

    Heureusement, il existe des solutions pour maitriser et gérer son stress :

    • Maitrisez votre journée

    Le stress est souvent dû a un décalage entre vos missions et vos propres capacités pour les accomplir. La principale cause de stress nait d’une mauvaise répartition de ses tâches. La seule solution : l’organisation. Pour une journée no stress : to do list notée, emploi du temps rodé et objectifs établis !

    • Chouchoutez votre espace de travail

    Vous passez 12% de votre vie sur votre lieu de travail, alors pourquoi ne pas s’y sentir bien ? un environnement sain pour un esprit sain ! personnalisez votre espace et il vous le rendra bien !

    • Faites quelques pauses !

    On prend le temps de se déconnecter pour mieux repartir. Une pause entre collègues autour d’une corbeille de fruits vitaminés sera bénéfique pour votre bien être et votre productivité.

    • La sieste flash

    Un plein d’Energie en 15 minutes chrono pour diminuer votre stress. Entre somnolence et respirations profondes votre corps se détend et votre stress disparait, magique ?

    Mais cette technique ne remplace pas une bonne nuit de sommeil. Le manque de sommeil augmente l’anxiété, c’est ensuite un cercle vicieux : plus vous êtes stressés ; moins vous dormez ; plus vous êtes stressés. Prendre soin de son sommeil permet d’être plus détendu !

    • Moins procrastiner

    Une règle de base pour être moins stressé : On ne remet pas à demain ce qui peut être fait aujourd’hui. Remettre une tâche à « plus tard » a un effet satisfaisant immédiat mais entraine un stress futur. Remettre à plus tard fait grossir la liste des missions à accomplir et la charge mentale qui l’accompagne…

    • Apprenez à vous détendre

    Il existe de nombreux moyens pour gérer son stress : méditation, sophrologie, relaxation, etc . Ces pratiques permettent en 10 minutes seulement de retrouver une cohérence cardiaque : à vous de trouver ce qui vous permet de souffler et d’évacuer votre stress.

    • Gardez la forme

    Yoga, running, marche à pied ou encore piscine peu importe tant que vous vous dépensez ! Là encore, vous n’êtes pas obligé d’y consacrer beaucoup de temps, 20 à 45 minutes suffisent pour un impact positif sur votre niveau de stress.  Petit tips : pratiquez vos activités en pleine nature permet d’évader votre esprit !

    • Préservez votre vie personnelle

    Développer votre vie personnelle vous permet de vous vider l’esprit et ainsi vous rendre plus disponible. Trouver un équilibre entre vie privée et vie professionnelle est important pour limiter les effets du stress. Activités sportives, culturelles, voyages… tout est bon pour diminuer votre stress : plus de temps à perdre, votre santé en dépend !

    Informer et sensibiliser vos collaborateurs avec des ateliers de prévention pour les aider à comprendre leur stress et ainsi mieux le gérer par la suite.

    Sensibiliser, s’informer sur les causes du stress peut aussi aider vos collaborateurs, alors pourquoi ne pas organiser des ateliers de prévention pour les aider à mieux appréhender la suite.

    De façon générale, communiquez régulièrement avec vos équipes, échangez pour comprendre leur état d’esprit et être attentif à leurs attentes.  En 2020, seuls 11% des travailleurs français évoquent leur mal-être aux ressources humaines de leur employeur.

     

    C’est en montrant à vos collaborateurs que leurs avis est important que vous installerez un climat de confiance et lutterez efficacement contre le stress au travail !

     

    Pour aller plus loin comptez sur nous pour la mise en place de formations dans votre entreprise grâce à nos intervenants experts en prévention santé.

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    Les nouvelles réformes de la formation professionnelle

    Les nouvelles réformes de la formation professionnelle

    Après une année perturbée par la crise sanitaire, 2021 est une année pleine de promesse en ce qui concerne la formation professionnelle, aussi bien du côté des entreprises que dans une démarche individuelle des salariés, grâce au Compte Personnel de Formation. Le couvre-feu oblige les organismes de formation à se réorganiser. Contrains par ces nouvelles mesures, ils se tournent davantage vers des formations à distance. Cependant, le temps passé en centre de formation étant considéré comme du temps de travail, il est possible de maintenir certaines formations en présentiel au-delà de 18h. Les centres de formations devront alors délivrer des attestations de déplacement. Découvrez dans cet article quelles sont les nouvelles réformes de la formation.

     

    La formation professionnelle en chiffre

    • 20 843 organismes de formation
    • 13 millions de stagiaires
    • 7 milliards d’euros
    • 420 000 formateurs
    • 69% des stagiaires sont des salariés
    • 1,5 millions de personnes ont reçu un diplôme
    • 38 000 bilans de compétences
    • 120 000 accompagnements à la validation des acquis de l’expérience

    Le rétablissement de la formation professionnelle

    Depuis le 29 décembre 2020, un décret fixe de nouveaux éléments visant à rétablir l’équilibre financier du système de la formation professionnelle. Parmi les modifications apportées par ce texte, nous retrouvons :

    • Une précision du cadre d’intervention de France Compétences, qui adopte son nouveau budget.
    • Une modulation des enveloppes en fonction des besoins.
    • Une modification des taux de répartition des fonds.
    • Un recouvrement des contributions en 2021.

    Ce décret met en place de nouvelles modalités de répartition des fonds de la formation professionnelle, issus des contributions des entreprises avec deux objectifs. Tout d’abord, de manière à réaliser des économies globales mais à la fois d’augmenter les possibilités de fléchage de ces financements vers les Comptes Personnels de Formation (CPF).

    Pour cette année, la priorité est donnée à l’apprentissage. Pour ce faire, le décret donne de nouvelles règles spécifiques au calendrier de la collecte de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance (CUFPA). Il applique également de nouvelles règles à des fourchettes de répartition des financements particulières.

    D’une part, voici les nouvelles règles concernant le calendrier de collecte :         

    Du côté des employeurs de moins de 11 salariés, la bascule totale vers le nouveau système de financement de la formation est reportée à 2022. Le rythme de collecte pour 2021 est toutefois modifié pour ces employeurs qui devront verser un premier acompte de 40 % au15 septembre 2021. Le solde sera ensuite versé au 1er mars 2022.

    D’autre part, le nouveau décret accorde également à France Compétences une plus grande souplesse dans la gestion des enveloppes définies pour chaque dispositif dans le cadre de son budget.

    Enfin, depuis le 1er janvier 2021, l’Urssaf collecte les cotisations des entreprises à la place des opérateurs de compétences. Ces cotisations seront par la suite reversées à France Compétences qui le distribuera entre les différentes branches d’activité.

    Les ambitions de l’exécutif

    La formation professionnelle est l’un des piliers du plan de relance du gouvernement. Il compte miser sur cet outil pour faire évoluer les compétences des salariés actifs. D’une part pour encourager les transitions professionnelles et d’autre part pour diminuer les tensions du recrutement sur le marché du travail. C’est un challenge de taille auquel le gouvernement français fait face. Il s’agit de pallier des centaines de milliers de postes non pourvus pour faute de candidats qualifiés. Le plan d’investissement dans les compétences vise à former plus d’un million de demandeurs d’emploi peu qualifié et un million de jeunes. Cette ambition c’est fortement renforcée suite à la crise actuelle. Dans le cadre du plan de relance présenter par le gouvernement en septembre dernier, l’État prévoit d’accorder une dotation exceptionnelle afin de soutenir ce secteur.

    formation professionnelle
    formation professionnelle

    L’apprentissage des personnes en situation de handicap

    Depuis le 1er janvier 2021, dans le but de favoriser la sécurisation des parcours d’apprentissage des personnes reconnues travailleur handicapé, une majoration annuelle du niveau de prise en charge du contrat d’apprentissage d’un montant maximal de 4 000 euros. Cette aide permettra également une meilleure prise en compte des besoins spécifiques des personnes en situations de handicap. Le montant de cette majoration sera déterminé par le référent handicap au sein du CFA et permettra d’adapter l’environnement du centre de formation aux besoins des apprentis, que ce soit des besoins humains, techniques ou encore un soutien pédagogique renforcé.

    Un passage au digital

    « Habituellement la formation à distance représente environ 10% des demandes ». Depuis l’instauration du confinement, les demandes de formation à distance explosent.

    Confinement et chômage partiel ont contraint la formation professionnelle à se réinventer et prendre un nouveau virage : celui du digital. La crise sanitaire a également permis d’ouvrir davantage la voie aux formations à distance et à l’acquisition de nouvelles compétences. Pour encourager la digitalisation du secteur, le gouvernement va investir afin de financer des plateformes d’apprentissage ainsi que du contenu pédagogique en ligne.

     

    formation

    Et pour 2022 ?

    2022 sera l’année de la certification. En effet, tous les prestataires de formation devront obtenir la certification Qualiopi. Chez ATID Consulting, nous avons décidé d’anticiper cette certification et l’avons obtenu à la fin de l’année 2020. Ceci assied notre expertise et notre sérieux et permet de proposer des formations certifiantes à nos stagiaires.

    De plus, afin de réorganiser  la répartition des financements entre les différents dispositifs, de nouvelles marges de manœuvre sont accordées à France compétences. Les taux et plafonds sont alors réétudiés. France compétences répartira les fonds de cette façon dès 2022 :

    • La somme versée à la Caisse des dépôts et consignations (CDC) pour le financement des CPF sera comprise entre 5 % et 35 % des financements (contre 10 % à 20 % jusqu’à présent)
    • L’aide au financement des plans de développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés sera comprise entre 4 % et 30 % des financements (contre 8 % à 13 % jusqu’à présent)
    • La somme dédiée aux associations paritaires Transitions Pro (AT-Pro) pour les projets de transition professionnelle sera comprise entre 3 % et 25 % des financements (contre 5 % à10 % jusqu’à présent)
    • Les opérateurs régionaux en charge du conseil en évolution professionnelle (CEP)des actifs en emploi se verront allouer entre 0,5 % et 6 % des financements (contre 1 % à 3 % jusqu’à présent).

    Suite à la crise que traverse la France, le secteur de la formation professionnelle connaît une situation économique inédite. Aujourd’hui, la priorité est la relance ainsi que la reconstruction !                                    

     

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