Préparer sa journée de travail

En arrivant au travail, vous êtes rapidement entraîné par les demandes et les urgences du moment plutôt que de vous concentrer sur vos priorités réelles ?

Une journée productive se prépare toujours, c’est la meilleure façon de maximiser et d’optimiser votre temps. Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser vos journées, il y a de fortes chances que vous ayez l’impression de ne pas être en plein contrôle de celle-ci.

Les avantages sont nombreux à structurer de manière efficace ses journées de travail. En effet, une planification méticuleuse permet de :

• Gagner en temps
• Gagner en efficacité
• Gagner en énergie
• Diminuer son stress
• Gagner en disponibilité 
• Mieux gérer les imprévus

Pourquoi est-ce important ?

Pour vous permettre de répartir votre travail en s’adaptant à votre niveau d’énergie et en fonction du moment de la journée.

En organisant vos missions de la journée, vous connaissez dès le début de votre journée les priorités réelles. C’est vous qui donnerez le ton à vos journées pour éviter de les subir. Vous en ferez plus et serez moins sujet à oublier ce qui doit être fait ou à vous en détourner.

Vous vous sentirez moins stressé et plus en contrôle de votre temps.

Comment ?

Planifiez votre journée

Pour cela utilisez un agenda, calendrier (papier ou numérique) choisissez un système qui vous convient et gardez le. Sur cet agenda, tout doit être noté au même endroit (ne séparez pas votre système pour le travail et un autre pour le domaine personnel etc…). Pour être efficace dans la journée, ne faites pas une liste trop longue mais classez plutôt vos missions par thématiques, par priorité, et durée de chaque tâche.

Soyez réaliste

Ne sous estimez pas ni ne surestimez pas le temps nécessaire, cela peut prendre quelques jours avant que vous soyez correct dans vos estimations.

Pas facile au début de se rendre compte du temps que prend la réalisation de certaines tâches. Songez au temps de préparation et à celui qui suit après pour plus de précision. N’hésitez pas à utiliser des codes couleurs par nature des tâches afin de pouvoir les rassembler, faire un lot ou bien exécuter 2 tâches simples en même temps. Surtout cela vous aidera à visualiser et comprendre où passer l’essentiel de votre temps (par ex, trop de rouge : travail et pas assez de vert : temps pour soi, sport ou sortie, détente…).

Priorisez vos « tâches ».

Vous devez décider de la priorité en fonction de la date de rendu, du temps nécessaire ou de la valeur du travail à réaliser. Vous connaissez vos capacités mieux que quiconque. Choisissez le système de priorité qui vous convient le mieux.

Regarder votre agenda et respectez le

Réajuster le seulement si des imprévus surviennent. Supprimez les tâches effectuées (c’est très valorisant pour beaucoup de gens). Chaque soir, faites le bilan de votre journée. Il est important de faire le point sur les tâches réalisées ou non. Lorsqu’une tâche n’est pas faite, ou non finie, n’oubliez pas de la transférer au lendemain pour ne pas l’oublier.

Prenez des moments de repos de qualités

Si vous faites quoi que ce soit qui nécessite de la force ou de la concentration, vous ne serez pas à 100% de vos moyens si vous n’avez pas pris assez de repos. Cela passe par des pauses actives et de qualités au cours de la journée, une sieste flash au milieu de la journée pour recharger les batteries (physique et mentale) et un sommeil de qualité.

Astuce d’organisation : sur un jour, pensez que vous ne pouvez terminer qu’une seule mission importante, trois tâches moyennes et cinq petites. Essayez de limiter votre liste à ces éléments. Cette méthode vous donnera le sentiment d’avoir accompli toutes les tâches de la journée. La satisfaction est l’une des clés de la motivation !

Alors convaincus ? Préparez votre journée, allez-y, essayez !